Nous agissons selon 4 principes importants

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Les principes suivants nous guident dans la protection de vos renseignements personnels :

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1. Assurer une gestion sécuritaire. Nous appliquons des normes exemplaires en matière de gestion et de sécurité pour garantir la confidentialité de vos informations personnelles et encadrer leur utilisation

2. Respecter vos droits. Vous avez des droits liés aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.

3. Faire preuve de transparence. Nous vous fournissons toute l’information pertinente sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

4. Agir de façon responsable. Nos employés, fournisseurs et délégués sont tenus de se conformer à nos règles strictes concernant les informations personnelles. Notre Chef de la protection des données veille à leur respect et à la mise à jour constante de nos pratiques.

 

Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires

Auprès de qui nous recueillons vos renseignements personnels

Nous collectons vos informations personnelles directement auprès de vous. Dans certaines circonstances et avec votre consentement, nous pouvons également les obtenir auprès d'autres sources, par exemple :

• des compagnies de placement ou d’assurances ;

• des références personnelles ;

• des membres de votre famille et/ou de vos amis  ;

• des institutions financières ;

• des courtiers ou autres professionnels indépendants tel que des courtiers hypothécaires, fiscalistes, comptables, etc.

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Comment recueillons-nous vos renseignements personnels

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes manières, notamment :

• par téléphone

• en personne

• via nos formulaires papier et en ligne

• via des témoins de connexion (cookies), lorsque vous consultez nos sites web.

 

Quels renseignements personnels recueillons-nous

Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir.

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Nous recueillons vos renseignements personnels dans des buts précis

Nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels seulement pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis. Nous vous informons des buts visés au plus tard au moment de la collecte de vos renseignements personnels.

Voici les buts qui peuvent être essentiels à notre relation d’affaires. Ceux-ci peuvent s’appliquer à vous, selon votre relation contractuelle avec nous :

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Ou encore pour :

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Nous développons des partenariats et des ressources pour la bonne continuité des affaires

Bien que nous ne souhaitions pas que ça arrive, personne n’est à l’abri d’un événement majeur nous empêchant de servir nos clients de manière régulière.

Tel que recommandé par le Gouvernement du Québec, voici une liste des événements types qui pourraient causer un arrêt de service, et les mesures que nous mettrons en place, le cas échéant, afin de continuer à servir nos clients.

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Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations

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Pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis, nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations, toujours avec votre consentement bien sûr !

Par exemple, nous pouvons les communiquer aux tiers suivants :

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• D’autres assureurs, réassureurs et institutions financières ;

• Compagnies de placements offrant des fonds mutuels ;

• Des courtiers/professionnels indépendants (ex : courtier hypothécaire, comptable, etc.) et/ou des agents généraux ;

• Des fournisseurs, par exemple des services d’impression de document, d’expédition ou de stockage de données ;

• Des tribunaux, des autorités réglementaires ou des organismes d’autoréglementation ;

• Les autorités fiscales (Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, etc.)

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Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada

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Nous stockons principalement vos informations personnelles au Canada, mais il peut arriver que nous les partagions avec des entités hors du pays, par exemple, lorsque nous collaborons avec un fournisseur international (tel que : DocuSign, Trustifi ou encore Ring Central par exemple). Dans de tels cas, nous nous assurons par le biais de contrats que nos attentes en matière de gestion et de protection de vos données personnelles sont respectées. Avant tout transfert de vos informations en dehors du Canada, nous veillons à leur protection adéquate.

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Nous protégeons nos installations et nos systèmes informatiques

Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger nos plateformes, nos installations et nos systèmes informatiques. Vos renseignements personnels sont protégés en permanence. Voici quelques mesures de sécurité en place :

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Nous conservons vos renseignements personnels pour une durée limitée

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Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire pour :

• Atteindre les buts pour lesquels nous les avons recueillis, et

• Respecter nos obligations légales

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Nous avons mis en place un calendrier de conservation. Il nous guide pour savoir combien de temps nous devons conserver chaque type de renseignement personnel, selon le contexte. Nous détruisons certains renseignements personnels une fois que la durée de conservation est atteinte. Cette durée dépend notamment de nos obligations légales et règlementaires, et du délai nécessaire pour protéger nos droits en cas de recours.

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Nous pouvons anonymiser certains renseignements personnels avant de les détruire et en conserver une copie. Une fois anonymisés, ces renseignements ne permettent plus de vous identifier et ne sont donc plus considérés comme des renseignements personnels. Nous les utilisons entre autres pour améliorer nos services, identifier des tendances et mettre en place des indicateurs de performance et particulièrement pour respecter nos droits en cas de litige.

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Gérer vos préférences de consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à tout moment. Sachez toutefois que nous ne pourrons plus maintenir notre relation contractuelle avec vous car les buts visés par ce consentement sont essentiels à notre relation avec vous.

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Consulter, corriger ou supprimer vos renseignements personnels

Vous avez plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.

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Vous pouvez faire une demande écrite pour exercer l’un de vos droits en lien avec vos renseignements personnels. Vous recevrez notre réponse par écrit dans un délai de 30 jours. Si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous fournirons plusieurs informations :

• Les raisons du refus

• Les références des lois et règlements qui justifient ce refus

• Votre droit de contester ce refus devant l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire

• Les délais à respecter pour contester le refus

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Vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos données ? 

Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons mal géré vos renseignements personnels.

Nous vous invitons d’abord à nous contacter si vous souhaitez déposer une plainte. Nous prendrons le temps d’analyser votre plainte et de voir avec vous comment régler la situation.

Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire.

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Comment nous contacter en lien avec la protection de vos renseignements personnels

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Vous pouvez nous contacter par écrit aux coordonnées ci-dessous pour :

• Faire une demande de consultation, de correction ou de suppression de vos renseignements personnels

• Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels

• Demander de l’aide, nous transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels

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Assurez-vous de nous fournir toute l’information nécessaire pour faire le suivi de votre demande :

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Par courriel : adoyon@gfinancier.com

Par la poste : 306 – 1555 Bd de l’Avenir, Laval (Qc) H7S 2N5

 

Procédure en cas de manquement / brèche / atteinte

 

Une atteinte à la protection des renseignements personnels survient lorsqu’il y a accès non autorisé à des renseignements personnels ou collecte, utilisation ou communication non autorisée de tels renseignements. Ces activités sont « non autorisées » lorsqu’elles contreviennent aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi 25 ou aux autres lois provinciales et fédérales en matière de protection des renseignements personnels.

 

Certaines des atteintes les plus courantes à la protection des renseignements personnels surviennent lorsque les renseignements personnels d’un client, ou d’un employé sont volés, perdus ou distribués par erreur (p. ex., le vol d’un ordinateur contenant des renseignements personnels ou l’envoi par erreur d’un courriel contenant des renseignements personnels à la mauvaise personne). Une atteinte peut également être la conséquence d’une procédure déficiente ou d’une défaillance opérationnelle.

 

Tel que déterminé par la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca), nous suivrons les sept (7) étapes suivantes en cas d’atteinte à la protection de vos renseignements personnels :

 

1)             Formulaire d’incident

2)             Évaluation préliminaire de la situation

3)             Limite de l’atteinte à la vie privée

4)             Évaluation des risques associés à l’atteinte

5)             Notification à l’intention des personnes concernées

6)             Prévention

7)             Suivi

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Si vous souhaitez en connaître davantage sur chacune des étapes, merci de nous envoyer un courriel.

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Vos informations personnelles sont la base de notre travail. Ensemble, protégeons-les ! 

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Voici quelques astuces : 

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Astuce no 1 : Si vous souhaitez nous communiquer des informations et/ou des documents confidentiels, utilisez notre système de partage de document, c'est beaucoup plus sécuritaire !

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Astuce no 2 : Utilisez des mots de passe à plus de 12 caractères idéalement et changez les régulièrement. Utilisez un gestionnaire de mot de passe tel que Dashlane ou OnePassword.

 

Astuce no 3 : N'ouvrez aucun courriel contenant une pièce jointe dont vous ne connaissez pas l'expéditeur.

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Au plaisir de travailler pour vous en toute sécurité